Flex Facility Management, ik ben Daniël van Loon een freelance/ interim facility manager. De naam Flex Facility Management staat voor flexibele, professionele en tijdelijke facilitaire ondersteuning. Als freelance/ interim facility manager profileer ik mij binnen organisaties als operationeel manager, adviseur en inkoper van de facilitaire dienstverlening. Werkzaamheden in deze rollen waren/ zijn onder andere uitvoeren van changemanagement, personeelsmanagement, benchmarking van leveranciers, contract -en projectmanagement.

• Typerend in alle opdrachten is dat ik medewerkers goed meekrijg door mijn stijl van leidinggeven. Als ik change management uitvoer zie en communiceer ik de positieve aspecten naar de medewerkers, overtuigen door mijn ingebakken principe van geven en nemen en dus veel aandacht voor de menselijke factor maar dan ook doorpakken en piketpaaltjes slaan. Man power creëren doordat ik  een people manager ben en dit ook uitstraal met positieve energie en enthousiasme.

General Service Manager voor Johnson&Johnson – Mentor Medical Systems  (a.i.)

o Managen van de facilitaire dienstverlening +/- 32 personeelsleden.
o Functionering -en beoordeling gesprekken voeren, trainingen monitoren voor meerdere afdelingen waaronder; security en receptie, gowning service, pest/ waste control, schoonmaak clean room GMP omgeving, techniek, catering en handyman service.
o Eindverantwoordelijk voor kwaliteit audits op de site, toetsen van de werkprotocollen door het inzetten van verplichte online trainingen voor personeel.
o Werving en selectie activiteiten uitvoeren en aanname van nieuw personeel.
o Contract management en directe communicatie met de klant Johnson&Johnson, periodiek SLA en KPI overleg, financieel rapporteren aan het managementteam.
o Het optimaliseren, positioneren en optimaliseren van de afdeling clean room schoonmaak

• Het draaiende houden van de facilitaire dienstverlening vanuit de kant van Sodexo naar de klant Johnson&Johnson. Bij deze opdracht kreek ik als extra taak het schoonmaak project. Er moest een nieuw werkprogramma met vaste taken komen voor het schoonmaken van de Clean room omgeving. Hierin heb ik nieuwe efficiënte programma’s opgesteld en de medewerker geïnformeerd over de nieuwe werktijden, taken en inzet. Dit was mijn project waarin ik voornamelijk bezig was met motiveren en het meekrijgen van de schoonmaakmedewerkers in een nieuw schoonmaak takenpakket en rooster. Het succes verhaal hierin is dat de schoonmaakuren efficiënter  ingezet worden waardoor uiteindelijk een kostenbesparing is opgetreden.

Hoofd schoonmaak Ikazia Ziekenhuis (a.i.)

o Managen van de schoonmaak dienstverlening +/- 100 personeelsleden.
o Leiding geven aan schoonmaakmedewerkers van de beddencentrale, het O.K complex, de desinfectieschoonmaak, het vloerenteam en de algemene schoonmaak binnen het ziekenhuis.
o Aansturen van 10 onderaannemers voor glasbewassing, vloeronderhoud en schoonmaak.
o Inkoop schoonmaak benodigdheden na inventarisatie van de voorraad en de inzet van efficiënter schoonmaakmateriaal.
o Managen van roosters en personeelsplanning schoonmaak. Oude schoonmaak werkprogramma’s herschrijven door het toepassen van nieuwe uren calculatie. Uiteindelijk verandering brengen in de inzet van personeel wat kosten bespaart.
o Toepassen van change management door het implementeren van nieuwe en efficiëntere werkprocessen.
o Inzet en coördinatie van spoed/ isolatieschoonmaak tijdens 1e golf Corona pandemie.

• Buiten het optimaal draaiende houden van de ziekenhuis schoonmaak kreeg ik een extra opdracht om een extra meewerkend voorman/ vrouw aan te nemen waardoor ieder van de 4 voorlieden verantwoordelijk werd een eigen aantal afdelingen met het daarbij horende personeel. De span of control werd hierdoor beter verdeeld en communicatie efficiënter. Dit was mijn project waarin ik voornamelijk bezig was met informeren en het meekrijgen van de schoonmaakmedewerkers in een nieuwe indeling van werkzaamheden. Het succes hierin is dat communicatie kortere lijnen kreeg zodat er minder ruis kan optreden en zaken sneller opgepakt  worden. Door de verantwoordelijkheid meer bij de meewerkend schoonmakers neer te leggen kon het management meer tijd vrijmaken voor strategische werkzaamheden met MT.

Hoofd schoonmaak/ OK (a.i.)

o Managen van de schoonmaakdienstverlening +/- 100 personeelsleden.
o Operationele aansturing van het schoonmaakteam, teamoverleg met de coördinatoren schoonmaak voor bijsturing en motivatie van medewerkers. Effectief leiderschap door gebruik te maken van het principe “geven en nemen”.
o Managen van interne en externe schoonmaak kwaliteit audits op het O.K complex.
o Herinrichten van de schoonmaak uitvoering door de inzet van nieuw materiaal, aftekenlijsten en DKS controles. Schoonmaak resultaten optimaliseren door capabele medewerkers meer verantwoordelijkheid te geven en grip op kwaliteit terug te brengen in de organisatie.
o Reorganisatie van het oude O.K schoonmaakteam, vacatures plaatsen en werving en selectie uitvoeren om een nieuw schoonmaakteam neer te zetten.
o Managen en optimaliseren van schoonmaakwerkprogramma’s met taakgericht werken.
o Maken van een persoonlijk schoonmaaktaken pakket.
o Toepassen van change management

• samenstellen van een nieuw OK schoonmaakteam. Exit gesprekken en aanname van intern en extern personeel. Organiseren van trainingen en inwerken van het nieuwe schoonmaakteam. Aanstellen van een nieuwe eerste medewerker OK schoonmaak. Ook een eigen project dat ikzelf mocht inrichten, het succes hierin was dat ik het FWG van specialistisch schoonmaakwerk in het ST. Antonius ziekenhuis naar een functieschaal hoger heb kunnen tillen waardoor specialistisch schoonmaakwerk in een ziekenhuis extra gewaardeerd wordt, schoonmaak doorgroei kansen intern worden gecreëerd en hierdoor de professionaliteit van de specialistische ziekenhuis schoonmaak nog meer omhoog gaat.

Team manager facilitair (a.i.)

o Leiding geven aan + 100 facilitaire medewerkers receptie, horeca, huishouding, huismeesters en logistiek
o Werving en selectie van nieuwe facilitaire medewerkers
o Managen en optimaliseren van de facilitaire dienstverlening op vier zorglocaties
o Teambuilding

Hoofd facilitair/ coördinator (a.i.)

o Leiding geven aan + 15 facilitaire medewerkers receptie, conciërge en catering
o Werving en selectie van nieuwe medewerkers
o Communicatie met externe leveranciers
o Contractbeheer
o Advies en begeleiding in Europese aanbesteding en huisvesting

• Artikel over mijn inzet bij Het Streek door het bemiddelingskantoor B&T organisatie advies en interim management:

Bijzondere opdracht

Dan naar de interim-manager zelf: hoe heeft Daniël van Loon zijn tijd bij Het Streek ervaren? “Ik werk normaal gesproken veel in de zorg, een van de redenen dat ik in beeld kwam voor deze opdracht. Dit was mijn eerste klus in het onderwijs en dat is goed bevallen. Het was een bijzondere opdracht, want ik verving zowel het hoofd facilitair, die om gezondheidsredenen lange tijd afwezig was, als de facilitair coördinator, die met pensioen was gegaan. In totaal ging het om zo’n tweeën dertig uur per week.

Aanbesteding

In zijn rol als hoofd facilitair heeft Van Loon zich vooral beziggehouden met een Europese aanbesteding voor elektriciteit en water. “Het huidige gebouw van Het Streek Lyceum wordt binnenkort vervangen. Dat was mede aanleiding om die aanbesteding te starten. Er werd al heel lang samengewerkt met een vaste leverancier voor elektra en water, zo’n nieuwbouwproject is typisch een moment om daar dan eens naar te kijken. De aanbesteding loopt nog door tot aan de zomer, maar ik heb de afgelopen maanden alle voorbereidende werkzaamheden kunnen doen.”

Gezonde kantine

Als facilitair coördinator heeft Van Loon het facilitair team aangestuurd, bestaande uit conciërges, catering- en receptiemedewerkers. Daarbij heeft hij met name ingezet op optimalisatie van de dienstverlening en samenwerking, zowel intern als met andere onderdelen binnen de organisatie. “Ik heb steeds gekeken hoe we de leerling, onze belangrijkste klant, nog beter van dienst kunnen zijn. Zo zijn we bijvoorbeeld aan de slag gegaan met de kantine, want dat was een weinig aantrekkelijke plek. Die hebben we veel meer open gegooid en we hebben gezorgd voor meer sfeer, met muziek, en voor een goede menukaart met gezonde producten. Dat past ook helemaal bij de Gezonde School Aanpak waar Het Streek bij aangesloten is.”

Trots

De kantine op Het Streek College beschikt over een heel grote, goed uitgeruste keuken. “Maar daar werd eigenlijk maar weinig gebruik van gemaakt en dat is natuurlijk zonde”, aldus Van Loon. “Dus toen hebben we bedacht: waarom zoeken we niet de samenwerking op tussen het cateringteam en de leerlingen van het Praktijkonderwijs? Dat levert voor iedereen voordelen op. De leerlingen leren er niet alleen veel van, maar ze kunnen ook de producten die ze maken verkopen in de kantine op hun eigen school. Daar worden ze heel enthousiast van en ze zijn ook echt trots. Hoe leuk is dat!”

Verbinding met leerlingen

Iets soortgelijks hebben Van Loon en zijn team gedaan met het groenonderhoud. “Daar wilden we graag de groen-leerlingen bij betrekken. Die vinden het ook leuk om meer praktijkdingen te doen. Dus ik ben op zoek gegaan naar een partner in de buurt die de verbinding met leerlingen kan leggen. Via de docent groen kwam ik terecht bij een partij waar veel oud-leerlingen van Het Streek werken. Die bleek op veel scholen de groenvoorziening te doen, vaak in samenwerking met leerlingen van die scholen. Daar zijn we uiteindelijk mee in zee gegaan en je ziet dat het werkt. Ook die leerlingen zijn heel enthousiast.”

Bron: Mark Wassenaar B&T communicatiemedewerker. In opdracht van Willy Egberink Directeur B&T. 

Logistiek manager (a.i.)

o Leiding geven aan medewerkers magazijn en transport. + 24 personeelsleden
o Change management toepassen bij het samenvoegen van de afdelingen magazijn, transport en patiëntenvervoer tot een centrale afdeling logistiek
o Intern periodiek overleg met het MT en overige afdelingshoofden
o Werving en selectie van nieuwe interne/ externe medewerkers
o Communicatie met externe leveranciers
o Nieuwe logistieke projecten begeleiden
o Verbeteren werkprocessen (LEAN)

• Buiten het draaiende houden van de logistieke processen is mijn extra project het  samenvoegen afdelingen magazijn, transport en patiënten vervoer tot een centrale logistieke afdeling. Het maken van een nieuw organogram, het informeren van de afdelingen en medewerkers, nieuwe functiebeschrijvingen opstellen, laten wegen door HR en uiteindelijk inzetten. Het succes verhaal hierin is dat de lean methodiek hierdoor wordt ingezet. Alle afdelingen die met logistieke werkzaamheden bezig zijn kunnen nu werkzaamheden combineren dit is efficiënt en kostenbesparend omdat er minder verspilling optreed.

Teammanager facilitair & vastgoed (a.i.)

o Directe leiding +/- 15 facilitaire medewerkers en indirecte leiding + 40 huishouding medewerkers.
o Vastgoed overleg, projectleiding en moniroren MJOP
o Houden van funcioneringsgesprekken
o Optimaliseren en afstemmen werkzaamheden met leveranciers
o Monitoren investeringsbegroting

Facility management specialist/ adviseur (a.i.)

o Procesoptimalisatie service desk

Teamleider facilitair (a.i.)

o Change management, teamoptimalisatie na een fusie van twee zorg locaties.
o Leiding geven aan + 20 facilitaire medewerkers.
o Schoonmaakoptimalisatie door taakgerichte werkprogramma’s.

o Continueren en optimaliseren dienstverlening portefeuille; catering, schoonmaak, beveiliging, afvalmanagement en ongediertebestrijding.
o Contractmanagement

o Facilitair management